የተቋማት ግንባታ (ክፍል ፫)

የተቋም ግንባታ ሥራዎች

አገራችን ኢትዮጵያ የፌደራል ሥርዐተ መንግሥት ቅርጽ የምትከተል በመሆኗ መዋቅራዊ አደረጃጀቱ ተዋረዳዊ (Hierarchical) ነው። ተዋረዱ ከላይ ወደ ታች ሲዘረዘር ፈዴራል፣ ክልል፣ ዞን፣ ወረዳ እና ቀበሌ ናቸው። ሥልጣንና ተግባራት በነዚህ ተዋረዶች ሰንሰለት ይለያያል። ከታች ወደ ላይ ስኬድ የሥልጠና ዐቅሙ እየጨመረ የሚሄድ ሲሆን በተግባር ደረጃ ትልቊ ትኲረት የወርቀት ሥራ ላይ ያደርጋል። ወደ ታችኛው እርከን ሲኬድ ደግሞ የበለጠ ተግባራዊና የፖሊሲዎች መፈጸሚያ ሜዳ ሆነው ያገለግላሉ። በሰዎች አደረጃጀት ደረጃ በላይኞቹ እርከኖች (ክልል፣ ፈዴራል) ላይ የተሻለ የትምህርት ደረጃና ምልድ ያላቸው ሰዎች የያዘ ሲሆን የታቸኞቹ እርከኖች (ቀበሌ፣ ወረዳ) ላይ ደግሞ መጠነኛ ትምህርት ያላቸው ሰዎች፣ ያልተማሩ ግን ከማኅበረሰቡ መሃል ነቃ ያሉ አርሶ አደሮችን የያዘ ነው። በአገር ደረጃ የሚወጡ ፖሊሲዎች ተግባራዊ የሚሆኑት በነዚህ በታችኛው እርከን ላይ ባሉ የአስተዳደር አካላት ነው። በታችኛው እርከን ላይ ያሉ ተቋማት በተለይ ወረዳዎችና ቀበሌያት የፖሊሲ መተግበሪያ ሜዳዎች ናቸው ማለት ይቻላል።

ነገር ግን እነዚህ የታኞቹ ተቋማት እንዲሠሩ ከሚፈለገው ተግባር አንጻር የተሰጣቸው ትኲረት በቂ ነው ማለት አይቻልም። በአንድ ቀበሌ ውስጥ የተለያዩ ሰዎች ይኖራሉ፣ የተማሩ፣ ያልተማሩ፣ ከተለያየ ቦታ የመጡ ሰዎች፣ ወዘተ. . .። ከሁሉ በላይ ደግሞ ከላይ የወረዱ ተልእኮዎችን ወደ ተግባር ለመቀየር በአገር ዐቀፍ ደረጃ ያለውን የፖለቲካና የፖሊሲ አቅጣጫዎችን መገንዘብ ይጠይቃል። የፖሊሲ ለውጦችንና የመንግሥት የትኲረት አቅጣጫዎችን በሥልጠናና በግንዛቤ ፈጠራ ፕሮግራሞች ክፍተቱን መሙላት ቢቻልም፣ በአመራርነት የሚመደቡ ሰዎች በትምህርት ደረጃ ብዙ ያልገፉ በመሆናቸው ተግባሩን አስቸጋሪ ያደርገዋል። ከሁሉ በላይ እንደ ሊቀመንበር ያሉ ወሳኝ የቀበሌ አመራሮች ከሚፈለግባቸው ውጤትና አገልግሎት እንዲሁም ለመንግሥት ሥራ ከሚሰጡት የሥራ ሰዓት አንጻር በቂ የሆነ ድጋፍ ያስፈልጋቸዋል። በቀበሌ ላይ ያለው የአመራር ሥርዐት በተሰጣቸው የሥልጣን መጠን በራሳቸው ዐቅም ወይም በአነስተኛ ደጋፍ ተልእኮዎችን መፈጸም መቻል አለባቸው። ይህንን ማድረግ ከቻሉ በወረዳ አመራሮች ላይ የሥራ ጫና ይቀንሳል። አሁን ያለው ነባራዊ ሁኔታ ግን ይኸንን የሚያስችል አይደለም። የተሰጣቸውን ሥልጣን በአግባቡ ያልተገነዘቡ፣ በትንሽ ተቃወሞ ሥራቸውን የሚተው፣ በተሰጣቸው ኀላፊነት ያላመኑ አመራሮችና ሠራተኞች የተቀላቀሉ ስለሆነ ብዙ ቦታዎች ላይ ከፍተኛ የወረዳና የዞን አመራሮች ግፊት አስፈልጓል። ይህ ሁኔታ ብዙ ቦታዎች ላይ አመራሮቹ ተስፋ እንዲቆርጡ፣ ከሕብረተሰቡ የሚነሡ ጥያቄች በተገቢ ሁኔታ ተጋፍጠው እንዳይፈቱ ይልቊን ሰበብ አድርገው በቀላሉ እጅ እንዲሰጡ ምክንያት ሆኗል።

በወረዳችን ውስጥም የምናየው ብዙ የአፈጻጸም ጒድለቶች በብዛት በየቀበሌያቱ ባሉ ደካማ የአስተዳደር ተቋማት ምክንያት ነው። በወረዳ ደረጃ ያሉ አመራሮች የሚችሉትን ያህል ቢተጒ፣ የተሰጣቸውን ተልእኮ ለመፈጸም ዐቅማቸው የፈቀደውን ያህል ቢጥሩ፣ ቀበሌ ላይ ጎበዝ አመራርና ሠራተኛ ካልደገፋቸው ልፋታቸው በቂ ፍሬ ሊያፈራ አይችልም። ባለን ውስን የሰው ኀይል ላይ ይኸ ችግር ሲደመርበት አፈጻጸማችንን ያወርደዋል። ምክንያቱም የወረዳው አመራር ድጋፍ ሰጪ እንጂ ተግባሪ (Implementer) አይደለምና። የቀበሌው ላይ የሚሠሩ ሠራተኞችና አመራሮች የተሰጣቸውን ተልእኮ በኀላፊነት መንፈስ ተቀብለው በቊርጠኝነት ለመተግበር ካልተንቀሳቀሱ ሥራው መንገድ ላይ ይቀራል። የወረዳው የተግባራት አፈጻጸም ደረጃ የሚወሰነው ቀበሌ ላይ ባለው ሠራተኛና የአመራር ብቃት ላይ ነው። ደካማ፣ የተፈረካከሰና ከሕብረተሰቡ ጋር ጠንካራ መስተጋብር የሌለው የቀበሌ አመራርና ሠራተኛን ይዞ ውጤታማ መሆን አይቻልም። ሁሌ ችግር እያወሩ የተሻለ ነገር መጠበቅም ትርፉ ምንም ነው።

ምንም እንኳን አሁን ሥራ ላይ ያለውን መንግሥታዊ መዋቅርና ኀላፊነቶችን መቀየር ባይቻልም፣ አሁን በየቀበሌ እየገጠመን ላለው ችግር አንዳንድ እርምጃዎችን መውሰድ አስፈላጊ ነው። ችግሮችን በእውቀት መነጽር ማየት ተገቢ ነው።

ይኸንን ችግር ለመፍታት በዋናነት መተኮር ያለበት በተቋማት ግንባታ ላይ ነው። እያንዳንዱ የወረዳው የሥራ ሂደት፣ ጽ/ቤት ወይም ዩኒት ትኲረት ማድረግ ያለበት የራሱን ተቋም በመገንባት ላይ መሆን ይኖርበታል። የተቋማት ግንባታ ቀጥሎ የተዘረዘሩ ተግባራትን ያካትታል።

ድርጅት (Organization)

ከላይ ለማየት እንደተሞከረው ድርጅት ማለት አንድ የጋራ ዓላማ ያላቸውና በመዋቅር የተደራጁ የሰዎች ስብስብ ነው። በአጭሩ ድርጅት ስንል በመንግሥት መዋቅር ደረጃ የተደራጁ የወረዳና የቀበሌ ተቋማት ማለት ነው። እነዚህ ድርጅቶች የሰው ኀይል፣ ቊሳዊ ሀብት (ቢሮ፣ ቢሮ ውስጥ ያሉ ቁሳቁሶች፣ በጀት) የሚተገብሩት ግብ (ዓመታዊ ዕቅድ፣ ስልታዊ ዕቅድ) ፣ ፖሊሲዎችና ደንቦችን ይዘዋል።

ስለሆነም በተቋም ግንባት ሂደት የመጀመሪያ እርምጃ ድርጅቱ መሠረታዊ የሆኑ የድርጅት ዐቅም ያለው ተቋም መገንባት ይኖርባቸዋል። ሠራተኞች ሁልጊዜ ገብተው የሚቀመጡባቸው ቢሮዎች፣ የሥራ ሰዓት፣ ዓመታዊ ዕቅድ፣ ማኑዋሎችና መመሪያዎች፣ የሥራ መዘርዝር (job description) ወዘተ የግድ መኖር አለባቸው። የሁሉም የቀበሌ ድርጅቶች እነዚህ መሠረታዊ ነገሮችን ማሟላት ይኖርባቸዋል።

ሌላው እያንዳንዱ ድርጅት የድርጅታቸው ራዕይ፣ ተልዕኮዎች፣ እሴቶችና ስልቶችን በየቢሮአቸው በር ላይ መለጠፍ እንዲሁም ለሁሉም ሠራተኞቻቸው ማሳወቅ ይኖርባቸዋል። ለተቋማት ግንባታ ለሚደረገው ጉዞ ቀጥሎ ያሉ ዝርዝር ተግባራት መከናወን አለባቸው።

የተቋሙ ራዕይ፣ ተልእኮ፣ እሴት ወዘተ. . . ማስተዋወቅ
የሚሠሩ ተግባራት ዝርዝ (በዓመት ዕቅድ ላይ የተቀመጡ ሊሆኑ ይችላሉ)
ተግባራቱን ለእያንዳንዱ ሠራተኛ ማከፋፈል (በተለይ በ job description ቢሆን ይመረጣል)
ሕጎችና ደንቦች እያንዳንዱ ሠራተኛ እንዲያውቅ ማድረግ
ለሥራ የሚያስፈልጒ መሠረታዊ ቊሳቊሶችና በጀት
የሥራ ሰዓትና አቴንዳንስ መከታተያ ቅጾች
ሙያዊ ሥነ-ምግባሮችን በየቢሮ መለጠፍና ማስተዋወቅ
የአስተያየት መስጫ ቦታዎችን ማዘጋጀትና በግልጽ ቦታዎች ማስቀመጥ
በየጊዜው ከሕዝብ/ተገልጋዮች የሚሰጡ አስተያይቶች ላይ ውይይት ማድረግና ውሳኔዎችን ማሳለፍ
ሥራዎቻን ለሕዝብ ማስተዋወቅ

2. የሰው ኀይል ግንባታ

ተቋማት የሚገነቡት በሰው ነው። ትክክለኛ ፖሊሲዎችና ምርጥ ሕጎች ቢኖሩ እንኳ የሚፈጽም አካል ከሌለ የወርቀት ሥራ ብቻ ሆኖ ይቀራል። በአገራችን የተሞከሩ እንደ ካይዜን ያሉ ምርጥ ተሞክሮዎች እንኳን ወደ መሬት ማውረድ ያስቸገረው የሚተገብር አካል አለመፈጠሩ ነው።

ስለዚህ ተቋም ለመገንባት ቀድሞ መገንባት ያለበት ሰው ነው። እያንዳንዱ የሥራ ሂደት፣ ዩኒት ወይም ዲፓርትሜንት በኀላፊነት ወይም በውክልና የሚያስተዳደር አንድ ሰው ያስፈልጋቸዋል። አመራር የሚያስፈልገው በየዲፓርትመንት ያሉ ተግባራትን በባለቤትነት የሚረከብ ሰው ስለሚያስፈልግ ነው። ከላይ አንድ አመራር ብቻ አስቀምጦ ሁሉንም ሥራዎች በሱ ማስኬድ ውጤታማ አለማድረጒ ብቻ ሳይሆን ተቋም እንዳይገነባ ያደርጋል። ነገ ያ ኀላፊ የነበረ ሰው ድንገት ሌላ ቦታ ሲቀየር ሁሉም ነገር ከዜሮ መጀመርን ያስከትላል።

በወረዳችን ነባራዊ ሁኔታ የግድ በሁሉም ዲፓርትመንቶች ላይ ኀላፊ መመደብ ባይቻልም፣ ነገር ግን በጊዜያዊነትም ቢሆን ለአንድ ሰው የአመራርነት ውክልና መስጠት በጣም አስፈላጊ ነው። ይኸ ማድረጋችን ብዙ ጥቅም አለው።

የዛሬ ችግር ብቻ ሳይሆን ነገ ለምንገነባው ተቋም መሠረት መጣላችን ነው።
ተተኪ አመራሮችን ለማፍራት ይጠቅማል። ነገ ዋናው ኀላፊ በተለያዩ ምክንያቶች ቦታውን ሲለቅ አዲስ ሰው ከሌላ ቦታ ከማምጣት ይልቅ ከሥራው ጋር ልምድ ያለው ከዚያው አካባቢ ለመተካት ያመቻል።
በወረዳው አመራሮች ላይ ያለውን የኀላፊነት ሸክም ይቀንሳል።
ተጠያቂነትንና ኀላፊነትን ያሰፍናል።
ተግባራትን ወደ መሬት ለማውረድ ምቹ ሁኔታ ይፈጥራል።
በሕብረተሰቡ ዘንድ ተአማኒነትን ያስገኛል።

የአመራር የአቅም ግንባታ

የምንኖርበት ዓለም እጅግ ተለዋዋጭ ነው። ችግሮቹም በዚያው ልክ ተለዋዋጭና በየጊዜ አዳዲስ አሰተሳሰቦችና የመፍትሔ አቅጣጫዎችን የሚፈልግ ነው። ከሁሉም በላይ ዛሬ ያለው ማኅበረሰብ መረጃ ያለውና ተለያዩ አመለካከቶችን ማንጸባረቅ የለመደ በመሆኑ የአስተዳደሩን አቅም ይፈትነዋል። እንኳን በገጠር ያለው አመራር ይቅርና ብዙ የትምህርት ዕድል ያገኘ የሠለጠነ ሰው እንኳን የዛሬውን ማኅበረሰብ በሳይንሳዊ መንገድ ለመምራት ስለሚቸገር በየጊዜ በአጫጭር ሥልጠናዎችንና የግንዛቤ ፕሮግራሞችን በመውሰድ እራሱን ብቊ ለማድረግ ይገደዳል። በተለመደው መንገድ የሰዎችን ተለዋዋጭ ጥያቄዎች ማስተናገድ አይቻልም።

ስለዚህ አመራሮቻችን ከሚያስተዳድሩት ሕብረተሰብ የተሻለ ዐቅምና አገራዊ ግንዛቤ ያላቸው እንዲሆኑ፣ እንዲሁም ችግሮች ሲገጥሟቸው ቶሎ ተስፋ ቆርጠው ከመተው ወይም ኀላፊነቱን ወደ ሌሎች ከማላከክ ይልቅ የመፍትሔ መንገድ የሚፈልጉበትን ዐቅም መፍጠር አስፈላጊ ነው። በሁለት ዋና ዋና ጒዳዮች ላይ ለአመራሮቻችን የዐቅም ግንባታ ሥልጠናዎችን መስጠት አስፈላጊ ነው።

አንደኛ የተሰጣቸው ኀላፊነትና የሥራ ድርሻ እስከ የት ድረስ እንደሆነ እንዲያውቊ፣ ሥልጣንን በሙሉ ዐቅም መጠቀም የሚችሉበትን ግንዛቤ መፍጠር ነው። ወረዳችን አዲስ በመሆኑና ሙሉ መዋቅራዊ አስተዳደሮች በተገቢው ሁኔታ ሥራቸውን ሠርተው ስለማያውቊ በብዙ የቀበሌ አመራሮች ዘንድ በሥልጣን ወሰናቸውና አጠቃቀም ዙሪያ ብዥታ እንዳላቸው መገንዘብ ይቻላል። በተደጋጋሚ በስብሰባዎች ላይ እንዲሁም በየቀበሌ በሚደረጒ ውይይቶች ላይ እንደምንገነዘበው በነሱ የኀላፊነት ማዕቀፍ ውስጥ ያሉ ተግባራት ወደ ወረዳ አመራሮች ሲገፉ ወይም ‘መንግሥት’ ከሌላ ቦታ መጥቶ አንዳንድ ነገሮችን እንዲወስንላቸው የመፈለግ ዝንባሌዎች በብዛት ይስተዋላል። ቀበሌ ላይ ሙሉ መንግሥት እንዳለ አይገነዘቡም። ነገር ግን ይኸ በመሆኑ ሊደንቅ አይገባም። ገና ሙሉ ሥልጣናቸውን የመተግበር ልምምድ ላይ በመሆናቸው እንደዚህ ዐይነት ብዥታ መፈጠሩ የሚጠበቅ ነው። ነገር ግን ‘ያውቃሉ’ ብሎ ከመተው ይልቅ ብዥታ በሚፈጥሩ ጒዳዮች ላይ የግንዛቤ ሥልጠና መስጠ በጣም አስፈላጊ ነው።

ሁለተኛ የዐቅም ግንባት ሥራ የሚያስፈልገው ጊዜው የሚፈልገው የአመራር ዐቅም መፍጠር ነው። በአንድ ቀበሌ ውስጥ የተለያዩ የማኅበረሰብ ክፍሎች ይኖራሉ። እነዚህ የተለያዩ የሕብረተሰብ ክፍሎችን ለማስተዳደር ጊዜ የሚፈልገውን አስተሳሰብ (attitude) እና ክህሎት (Skill) መታጠቅ ያስፈልጋል። አመራሮቻችን የተማረ ወይም የተሻለ አውቃለሁ የሚል ማንኛውም ሰው እንዳያሸማቅቃቸው ወይም በራስ መተማመናቸው፣ ችግር የመፍታት አቅማቸውና የተግባቦት ዐቅማቸው እንዲጨምር ቀጣይነት ያለው የሥልጠና ፓኬጅ ነድፎ መተግበር ያስፈልጋል።

ለዚህ ዐይነት የዐቅም ግንባታ የሚያስፈልጒ የሥልጠና ዐይነቶች ከዚህ በታች የተዘረዘሩ ናቸው።